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 ............................................................... . . . .............................................................. Être sûr de ne rien oublier, planifier les choses à temps; voilà la clef de voûte pour l'organisation d'un événement réussi. Prenez le temps de passer à travers la liste des petites choses simples à se rappeler ci-dessous et gagner un temps précieux ainsi que l'assurance d'un événement remarquable. AVANT D'ENTREPRENDRE LES DÉMARCHES DE RÉSERVATION. ............................................................... . . . ..............................................................  Définissez l'objectif et le style de réunion.Précisez s'il s'agit seulement d'une réunion ou encore d'une combinaison réunion et activités. Quel en est l'objectif? S'agit-il d'un conseil d'administration, d'un séminaire de vente, d'une formation, d'une rencontre de planification stratégique ou de motivation d'équipe? Trouvez le juste nombre.Le nombre d'invités est directement lié au coût de votre événement, soyez vigilant afin de gérer efficacement votre budget et de fluidifier la logistique qui en découle. Décidez du meilleur moment.Votre événement doit se tenir en semaine ou en fin de semaine? La date est-elle flexible, si oui, quelles sont les dates alternatives ? Sélectionnez la destination.Optez pour le meilleur choix en fonction du lieu de départ des participants, du type de réunion ou de la durée de celle-ci. Définissez vos critères.Parlons confort, voulez-vous des chambres fumeur ou non-fumeur? L'air climatisé est une option ou une nécessité? Avez-vous besoin de chambre avec accès pour chaise roulante? Avez-vous besoin d'une connexion Internet régulière ou à haute vitesse? Votre couverture réseau pour l'utilisation de téléphone cellulaire englobe-t-elle ce secteur?
LORS DE LA DEMANDE DE SOUMISSION. ............................................................... . . . .............................................................. Réservez l'espace adéquat.Choisissez votre salle en fonction de vos besoins mais, ne négligez pas sa taille, sa capacité, son nombre de chaises et sa superficie. Essayer d'entasser plus d'invités qu'une salle peut confortablement en contenir n'est pas seulement indésirable, mais aussi dangereux. Une salle beaucoup trop grande n'est guère mieux si vous désirez donner une atmosphère d'intimité à votre réception. Rien n'est plus froid qu'une salle où tous les bruits produisent un écho à cause de l'espace vide. Identifiez les incontournables.Le budget est au centre de vos préoccupations; vous souhaitez impressionner vos invités tout en favorisant l'esprit d'équipe et en respectant des contraintes monétaires. Certains critères sont incontournables (confort, capacité d'accueil, nombre de salles) d'autres sont plus modulables (gastronomie, activités, nombre de chambres) Précisez votre type de chambres.Le nombre, le type (régulière ou suites), en occupation simple ou double; toutes ces indications sont primordiales. Élaborez votre horaire.Établissez l'horaire et le type de vos réunions et activités; cela vous permettra de mieux déterminer vos besoins. S'agit-il d'une séance plénière, d'un atelier, d'une conférence? Combien de personnes attendez-vous? Y a-t-il des pauses de planifiées? Combien et où souhaitez vous les prendre? Vous serez mieux en mesure de choisir la ou les salles en fonction de la surface, de l'adaptabilité, et du style d'aménagement. Prévoyez votre équipement.Quels sont les outils de travail dont vous avez besoin? Du matériel audio-visuel, un tableau, un projecteur et des écrans, des connexions Internet et des accès au téléphone cellulaire. Souhaitez vous louer ces outils ou planifier une visite de repérage avant l'événement pour vous assurer que tout sera conforme à votre équipement? Planifiez une activité.Choisissez parmi les activités proposées une activité qui conviendra à la majorité du groupe. Intérieure ou extérieure, sportive ou culturelle, ludique ou gastronomique, etc. Pensez aussi à ajouter une activité pour les conjoints et les enfants, s'ils sont du voyage. Mijotez-leur des surprises culinaires.Pensez aux petits déjeuners, du temps dont vous disposez pour les prendre et du type de déjeuner que vous souhaitez leur offrir. Ne négligez pas les pauses; elles permettent de repartir sur un bon pied. Veillez à leur offrir des repas frugaux ou gastronomiques, selon vos besoins. Signalez les particularités (allergies, menu végétarien, menu restrictif...) et prévoyez des menus adaptés pour les enfants. Rajoutez un cocktail pour les aider à décompresser en fin de journée. Optez pour un barbecue, si vous souhaitez détendre l'atmosphère.
APRÈS LA SÉLECTION DE L'ÉTABLISSEMENT. ............................................................... . . . .............................................................. Mettez au point votre système d'enregistrement.Les invités s'inscrivent-ils en groupe ou de manière individuelle? Qui est responsable de gérer ces inscriptions? Pensez à remettre à cette ou ces personnes la liste des invités y compris les mentions et traitements spéciaux pour les invités V.I.P. N'oubliez pas de préciser les horaires d'arrivée et de départ des invités. Joignez une feuille de déroulement de la journée incluant les activités para corporatives. Envoyez la documentation à l'avance et assurez-vous d'en avoir des copies sur place pour palier aux oublis de dernière minute. Déterminez à l'avance la prise en charge des frais et les modalités de paiement. Précisez, au besoin, quels seront les frais facturés et à qui. Allouez des places supplémentaires pour les invités imprévus ou pour le personnel de service (coordonnateur, photographe, musiciens, etc.) Planifiez une reconfirmation finale pour les postes nécessitant des frais, histoire de palier à tous les coûts. Avez-vous besoin d'un décor particulier pour cette opération? Planifiez une visite de repérage pour vous assurer du potentiel des lieux. AVANT LE JOUR J. ............................................................... . . . .............................................................. Besoin d'un petit stimulant.Pensez à stimuler vos équipes en leur faisant parvenir un des cartons d'invitation Hôtellerie Champêtre joints au programme de la journée. Gardez le contact.Assurez-vous que tous vos invités ont les coordonnées exactes du lieu de rencontre, un numéro de téléphone et de télécopieur, voire un numéro sans frais. S'ils doivent être rejoints en tout temps, avisez-les à l'avance des particularités. Repérez-vous.Transmettez les directions et les accès routiers à tous. Responsabilisez une personne, communiquez son numéro de cellulaire aux convives et assurez-vous qu'elle servira de relais en cas de problèmes. Au besoin, faites un lien Internet sur l'établissement choisi lors de vos envois numériques, chacun pourra y retrouver les informations générales. Les conjoints et les enfants.Jetez un coup d'oeil à la rubrique programme pour les conjoints et inspirez-vous-en pour bien planifier l'horaire de chacun. Encadrez vos invités.Vous pensez leur laisser un souvenir de leur journée. Planifiez une séance photo et faites suivre les photos après l'événement en guise de remerciement.
 
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